Viestintätaidot osana työhyvinvointia

Viestinnän merkitystä osana yrityksen toimintastrategiaa ei voi liiaksi painottaa. Se on perusedellytys kaikelle toiminnalle. Missä tahansa organisaatiossa tarvitaan niin sisäistä, kuin ulkoista viestintää. Ulkoisella viestinnällä tarkoitetaan esimerkiksi yrityksen PR-kuvaa, imagoa ja muuta medianäkyvyyttä.

Viestinnän perimmäinen tarkoitus voidaan mieltää erilaisten sanomien siirtämiseksi sekä merkitysten tuottamiseksi. Sinällään olennaisinta on kuitenkin ennen kaikkea yhteisen ymmärryksen tuottaminen, erityisesti yrityksen sisäisestä viestinnästä puhuttaessa.

Toimivalla viestintästrategialla pyritään

·         johdonmukaisuuteen

·         luomaan turvallisuutta

·         edesauttaa saavuttamaan yhteisiä päämääriä

·          tulevaisuuden näkymät

·         välttämään turhia riskejä

·         luomaan yhteisöllisyyden tunnetta

·         auttaa esimiestä ja alaisia kommunikoimaan  

·         selkeyttämään viestejä

Kenelle/missä käytetään?

·         erilaiset työtehtävät, yhteisöt

·         harrastukset

·         koti

·         markkinointi

·         media

·         missä tahansa, missä ihmiset ovat vuorovaikutuksessa keskenään

Jos ei toteudu, mitä haittaa?

·         aiheuttaa riskejä

·         eripuraa

·         sekaannusta

Mitkä voivat edesauttaa?

·         luodaan yhteisöt pelisäännöt

·         strategia kokouksineen esimerkiksi

·         tavoitteet

·         ehdotukset, toiveet

Yhteisöviestinnän merkitys on työelämässä korostunut, ja siten esimerkiksi viestintäkoulutukseen panostetaan yritysmaailmassa yhä enemmän. Onnistunut viestintä on myös edellytys onnistuneelle projektille jo opiskeluaikana. Ilman selkeää viestintästrategiaa ollaan ennen pitkään kompuroimassa niin pieniin kuin yhä suurempiin sudenkuoppiin. Vastuu viestinnän kehittämisestä sekä avoimen ilmapiirin luomisesta on yrityksen johdolla, tai sovellettaessa opiskeluaikana projektilähtöiseen oppimiseen, projektipäälliköllä.

Täysin uudenlaisen viestintäteknologian, sosiaalisen median, myötä yritykset ovat joutuneet myös muovaamaan  viestintästrategioitaan ja olemaan ennekaikkea luovia.  Esimerkiksi Facebookia viestintäkanavanaan hyödyntävän organisaation tulee osata poimia palvelun parhaat palat juuri kyseisen yrityksen omaan käyttöön. Muutoin palvelu ei tue alkuperäistä käyttömotiiviaan. Vaikka sosiaalisen median vuorovaikutteisuus on innovaatio itsessään, se luo samalla täysin uudenlaisia haasteita ja paineita niille organisaatioille, jotka eivät hyödynnä sitä viestinnässään.

Palveluja tarjoava työyhteisö, olipa se sitten yksityinen palvelualan yritys, julkishallinnon yksikkö tai mikä tahansa muu palveluja tarjoava järjestö, ei toimi vain itseään ja omaa henkilöstöään varten. Niinpä yhteisön ulkopuolella voi tulla konfliktitilanteita tai turvallisuusuhkia, koska palvelualalla on aina kosketuspintaa myös asiakkaiden, suuren yleisön ja eri sidosryhmien kanssa. Parhaimmillaan hyvä viestintäilmasto –ja strategia luo pohjaa myös turvalliselle työyhteisölle.

Viestintästrategian yhtenä suurimpana tavoitteena ja käyttötarkoituksena on ottaa koko työyhteisö mukaan osaksi suunnittelutyötä ja yhteistä päätöksentekoa. Esimiehen tulisi säännöllisesti pitää palavereita, joissa keskusteltaisiin niin yrityksen sisäisistä kuin ulkoisista asioista ja saataisiin osallistettua työntekijöitä ja ennen kaikkea saada heidät tietoiseksi siitä, mitkä ovat kunkin viikon tai kuukauden tavoitteet ja miten tähän lopputulokseen päästään.

Liian usein tämä informaatio on täysin hajallaan eikä voida olettaa, että ilman selkeää viestintää ja kommunikaatiota myöskään yhteinen päämäärä olisi selvillä. Konkreettisia esimerkkejä sisäisen viestinnän hoitamiseen säännöllisten palavereiden lisäksi voivat olla esimerkiksi viikoittain jaettavat tiedotteet tulevista kampanjoista, kuten tarjouksista, sekä käytännön vinkkejä kyseisten tuotteiden myyntiin markkinointiin ja syy, miksi nämä halutaan nostaa esille. Yrityksessä voidaan myös erikseen sopia, mitä palaverit pitävät sisällään liittyen palautteen antoon ja vastaanottamiseen, kehityskeskustelut tulisi siis omia suurilta yrityksiltä myös osaksi pienten yritysten sisäinen viestinnän organisointia.

Lähteet:

Elisa Juholin: Communicare! –Viestintä strategiasta käytäntöön (Porvoo, 2009)

Paula Hjelt-Putilin: Turvallisuutta viestinnällä –Kommunikaatio haastavissa asiakas– ja palvelutilanteissa (Helsinki 2005)

-Minttu