ASIAT JÄRJESTYKSEEN

Kouluhommat ja vielä työt sen ohella vievät paljon meidän aikaamme. Hommia on välillä niin paljon, ettei tiedä, mistä aloittaisi tai mitä jatkaisi. Uusia hoidettavia tehtäviä tai asioita tulee jatkuvasti lisää, on ne sitten kouluun liittyviä tai vaikkapa arkielämän asioita.  Asioiden priorisointi on erittäin tärkeää kiireisessä elämässämme, jossa hoidettavat asiat vaan kasaantuvat ja kasaantuvat. Tunne siitä, että aikaa on liian vähän tehtävien määrään nähden aiheuttaa stressiä. Stressiä ei myöskään vähennä se, että tärkeitä tehtäviä saattaa olla useita kerrallaan. Stressin onkin todettu aiheuttavan tehtävien laadun heikkenemistä, tuloksellisuuden laskua, luovuuden puutetta ja ihmissuhteiden kiristymistä. Nyt on siis ajankäytön suunnittelun ja järjestelmällisyyden kehittämisen aika.

Oman kalenterin käyttö on toki perinteinen, mutta toimiva tapa järjestää koulutehtävät, työtehtävät ja arkielämän asiat. Kalenteriin ei kannata vain raapustaa epämääräisiä to do –listoja, vaan käyttää hyväksi myös sen kellonaikamerkintöjä ja todella aikatauluttaa ja laittaa kaikki tehtävät tärkeys- ja suorittamisjärjestykseen. Tämän voi tehdä erikseen esimerkiksi koulutehtäville, työtehtäville ja harrastuksille, jos se vain on mahdollista. Vai pitäisikö esimerkiksi kouluun liittyvät asiat ja henkilökohtaiset asiat pitää omassa kalenterissaan ja hankkia ihan toinen kalenteri työtehtäviä varten? Itse olen esimerkiksi aina pitänyt erikseen koulun, töiden ja henkilökohtaiset sähköpostini. Jos on työmeili hukassa, on sitä helpompi etsiä työn omasta sähköpostista kuin etsiä kaikkien sähköpostien seasta. Se on kuitenkin varma, että asioiden ollessa edes jonkinnäköisessä järjestyksessä kalenterissa, ei koulussa pyöri jatkuvasti mielessä työasiat ja toisin päin.

Monissa lähteissä neuvotaan, että tavoitettavuuttakin tulisi priorisoida. Kun esimerkiksi keskittyy vain tietyn ajan päivästä olemaan tavoitettu, jää tehokasta aikaa muulle tekemiselle. Voisit esimerkiksi päättää ettet ota koulupäivän aikana vastaan yhtään puheluita ja hoidat puhelut koulun jälkeen. Vastaisit sähköposteihin ja muihin viesteihin vain tiettyinä ajankohtina päivästä, jolloin puhelin ja tietokone eivät tarvitsisi roikkua jatkuvasti mukana. Tämä käytäntö ei kuitenkaan sovi kaikille ja jokaiselle päivälle. Joskus saattaa olla päiviä, jolloin tulee olla sähköpostitse ja puhelimitse tavoitettavissa koko päivän ajan, mikä tekeekin päivästä erityisen raskaan ja stressaavan. Varmasti jokainen tietää fiiliksen siitä, kun on viettänyt rentouttavan viikonlopun ajattelematta mitään kouluun ja töihin liittyviä asioita ja kun vihdoin pääsee nettiyhteyden ja ehkä puhelimenkin ääreen. On ”tärkeitä” viestejä kerääntynyt niin sähköpostiin, Facebookiin kun puhelimeenkin.

 Jokaiselle meistä siis edellä mainitut asiat ovat varmasti tuttuja. Miten sitten saisit pidettyä tällaiset päivät kasassa?

Oletko kuullut, että harjoittelemalla kymmensormijärjestelmän, säästät useita minuutteja jopa tunteja viikossa. Samoin järjestyksessä olevat paperit nopeuttavat niiden löytymistä. Muistathan vaihtaa uuden roskapussin tilalle, kun olet tyhjentämässä täyteen tulleen roskiksen. Kopiokoneen voi myös heti täyttää isolla nipulla papereita eikä vain muutamalla paperilla, joita juuri sillä hetkellä tarvitset. Päivittäin käytettävät tietokoneohjelmat ja sivustot kannattaa myös pitää jatkuvasti auki tietokoneruudulla, koska niidenkin uudelleen avaamiseen monesti päivässä kuluu yllättävän paljon turhaa aikaa. Hyvä neuvo on myös toimia heti, kun kohtaat jonkin epäkohdan kotona tai työpaikalla. Joskus on kuitenkin erittäin vaikeaa ryhtyä tuumasta toimeen ja huomaakin lähteneensä jo monena aamuna pimeästä eteisestä tai kuinka vaikeaa onkaan heittää se rikkinäinen sateenvarjo heti roskikseen ennen kuin vasta uuden sateisen päivän yllättäessä huomaa asian. Kaikki nämä mitättömältäkin kuulostavat asiat vaikuttavat tehokkuuteemme ihan myös arkielämässä. Kun nämä pienet, turhaltakin kuulostavat asiat ovat kunnossa, on aina elämäsi lähempänä järjestelmällisempää ja helpompaa toimintaa.

Lopuksi ihan konkreettinen vinkki, jolla asiat ja tehtävät on helpompi pitää järjestyksessä. Tee itse alusta ja taulukko kuvan esimerkin mukaisesti. Alustaan voi sitten lisätä post it-lapuilla koulutehtäviä, työtehtäviä tai vaikkapa salitreenejä. Näin kaikki tehtävät pysyvät mielessä ja tärkeysjärjestyksessä. Hyvänä vinkkinä vielä on lisätä taulukkoon myös kesken jääneet asiat. Kun tehtävä on tehty loppuun voi post it-lapun repäistä alustalta pois roskikseen. Näin on taas tehtävälista lyhentynyt loppupäästä, vaikka alkuun olisikin tullut uusia asioita.

Susanne ja Katja