Koska viimeksi muistit antaa töissä tai
vaikkapa koulussa toisille palautetta? Kiititkö työkaveriasi, kun hän omalla
viikonloppuvapaallaan tuli paikkaamaan sinun lauantaivuoroa? Muistitko
huomauttaa projektiryhmäläistäsi koulussa jatkuvasta myöhästymisestä? Ryhmässämme
niin kuin työyhteisössäkin palautteen antaminen on erityisen tärkeää, oli se
sitten myönteistä tai kielteistä.
Suomalaisessa kulttuurissa palautteenanto
on kuitenkin haastavaa. Suomalaiset eivät yleensä ole parhaita puhumaan
tunteistaan ja ajatuksistaan tai kuulemaan puhetta niistä. Taitavasti
rakennettu palaute on kuitenkin yksi parhaista esimerkiksi
työyhteisön motivointi- ja palkitsemiskeinoista, joten palautteen antamisella
pystyt harjoittamaan taitoa myös tulevaa työuraasi ajatellen.
Monet alaiset työyhteisöissä kokevat, että
esimiehen palautteenanto on aivan liian vähäistä tai lähes olematonta.
Palautteenannon pitäisi kuitenkin olla osa esimiestyön arkipäivää. Se ei ole
silti pelkästään esimiehen velvollisuus, vaan jokainen organisaatiossa on yhtä
oikeutettu ja velvoitettu antamaan sekä vastaanottamaan palautetta toisilta.
Siispä myös sinun ehkäpä tulevana esimiehenä kannattaa antaa ja vastaanottaa
palautetta koulussa kuten jo nyt työelämässä. Asiakkailta saatu palaute on
aina yhtä kivaa kuultavaa, mutta muistitko muistuttaa esimiestäsi,
koulukavereita tai ohjaajia antamaan myös sinulle palautetta.
Taitavasti annettu palaute voi vaikuttaa
merkittävästi koko tiimin tai työelämässä organisaation kehittymiseen ja
jäsenten työsuorituksiin. Palautteen avulla ihmiset voivat myös tarkistaa omia
tavoitteitaan ja verrata niitä omiin osaamisen tavoitteisiin tai organisaation
yleisiin tavoitteisiin. Jatkuvalla palautteella voi osoittaa ja mustuttaa,
ettei työ ole ehkä edistynyt tavoitteiden mukaisesti. Silloin pystytään
korjaamaan tilannetta jo hyvissä ajoin, ja työnteko saadaan käännettyä
tavoitteellisempaan suuntaan. Palaute auttaa edistämään yhteenkuuluvuuden
tunnetta ja se osoittaa, että meistä välitetään. Tunne, että jokaisen panoksella
on merkitystä, on tärkeää koko työtiimille. Säännöllinen palaute myös vahvistaa
keskinäistä luottamusta tiimiläisten ja projektipäällikön välillä.
Valitettavasti palautetilanteessa kaikki
osapuolet joutuvat lähes aina hyvinkin intensiiviseen ja herkkään
kanssakäymiseen toisen kanssa, mikä ei myöskään ole meille suomalaisille kovin
mieleistä. Se juuri taitaakin eniten pelottaa palautteenannossa. Siksi onkin
erityisen tärkeä tietää, miten palautetta tulisi antaa, vaikka ei kukaan
palautteen antamisen mestariksi pystykään.
Palautteella tarkoitetaan avointa
kohtaamistilannetta, jossa välitetään ja käsitellään informaatiota eri
osapuolten käyttäytymisestä ja tekemisistä. Palaute voi olla suullista tai
kirjallista. Eri tilanteiden yhteydessä voikin miettiä kumpi parempi. Suullisessa
palautteessa saa yleensä helpommin oikean käsityksen palautteesta.
Kirjallisessa palautteessa sanamuotoja ja esittämistapaa joutuu miettimään
erityisen tarkkaan, koska palautteen vastaanottaja ei kuule, millä äänensävyllä
toinen sen kertoo. Toisaalta, kun lähtee kertomaan suullisesti kielteistä
palautetta, täytyy olla erityisen tarkkana siitä, ettei kerro sitä
hallitsemattoman tunteen vallassa. Se voi kaduttaa jälkikäteen.
Meillä onkin harjoiteltu jonkin verran
palautteen antoa koulussa. Haastavaksi palautteen annon tekeekin erityisen
läheiset välit luokkakaverien kesken. Miten pystyy antamaan myönteistä,
rakentavaa tai jopa kielteistä palautetta hyvälle kaverille? Se täytyy
ainakin muistaa, että ihmiset ottavat saman sisältöisen palautteen vastaan eri
tavoin, ja palaute vaikuttaa eri tavoin eri ihmisiin. Palautteen antajan ja
vastaanottajan tulkinnat voivat poiketa huomattavasti toisistaan.
Tilannetekijät, osallistujien mielen vireys ja pyrkimykset vaikuttavat aina
palautteen tulkintaan. Vaikka luulisit tuntevasi hyvin kaikki työkaverisi ja
uskot, että teillä on luottamuksellinen suhde, et voi koskaan tietää, miten he
reagoivat palautteeseen. Kouluminä yhtenä osallisena tiimiä ja arkiminä myös
monesti sekoitetaan, jos koulussa sekä vapaa-ajalla ollaan yhdessä tekemisissä.
Onkin hyvä muistaa koulussa palautetta antaessa koulukaverille, että palautetta
annetaan nyt työkaverille, eikä ystävälle. Näin kouluasiat pidetään erikseen
henkilökohtaisista asioista.
Lisäksi on hyvä muistaa, että ihmiset
ottavat yleensä helpommin vastaan myönteistä kuin kielteistä palautetta.
Myönteisenä koettu palaute aiheuttaa hyvin harvoin turhautumia ja vastustusta.
Kielteinen palaute taas aiheuttaa vastustusta ja puolustuskantaa lähes aina.
Kielteinen ja rakentava palaute tuntuvat vaikeammilta ottaa vastaan, koska
useat ihmiset pitävät itseään taitavimpina kuin heitä arvioivat. Tutkimusten
mukaan kielteinen palaute hyväksytään paremmin, jos se tulee luotettavalta
taholta tai sen sanoma vaikuttaa objektiiviselta. Organisaation alimmilla
tasoilla olevien henkilöiden kielteistä palautetta ei oteta myöskään yhtä
vakavasti.
Parhaassa tapauksessa suullisen palautteen
antamisesta kehittyy avoin dialogi. Tällöin osapuolet käyvät palautetta läpi
keskustelunomaisesti. Avoimessa dialogissa erityisen tärkeää on myös toisen
kuunteleminen. Eikä pelkästään kuunteleminen niin, että koko ajan itse miettii,
mitä seuraavaksi itse sanoisi, vaan toisen asiat on kuunneltava rauhassa ensin
loppuun asti ja sitten vasta avata oma suunsa. Palauteprosessi on
epäonnistunut, jos osapuolet pitäytyvät omissa lähtökuopissaan ja toistavat
itsepintaisesti omia käsityksiään. Silloin myöskään dialogia ei ole syntynyt.
Muista siis harjoitella ahkerasti palautteen antoa ja sen
vastaanottamista. Se auttaa sinua varmasti tulevaisuudessa!
Susanne
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti